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Custos de TI / 10 min de leitura /

Autodesk em construtora: caro, mas administrável

O custo por assento é alto e não vai cair. O que muda o total é saber quem usa, quantos dias por ano e sob qual modalidade.

Em construtora de porte médio para cima, a linha da Autodesk costuma ser uma das 3 maiores do orçamento de software. E é uma linha que resiste a corte, porque ninguém quer explicar para a engenharia que o projeto vai parar.

A boa notícia é que existe muito espaço entre pagar tudo e cortar capacidade. Esse espaço se chama gestão, e ele depende de responder 3 perguntas que a maioria das empresas não sabe responder: quem usa, quantos dias por ano, e sob qual modalidade.

O modelo mudou, e a conta mudou com ele

A migração das licenças de rede para o modelo de usuário nomeado beneficiou o fornecedor e prejudicou justamente o usuário ocasional, que passou a precisar de uma assinatura individual mesmo usando o produto poucos dias no mês. [1]

O Flex, disponível desde 2021, foi a resposta a esse problema. Funciona como um pool de tokens pré-pagos: ao abrir um produto, o usuário consome uma quantidade fixa de tokens e tem acesso por 24 horas. As taxas publicadas incluem AutoCAD a 7 tokens por dia e Revit a 10 tokens por dia, com valores estimados de 21 e 30 dólares diários. [2]

2 detalhes contratuais valem destaque. Primeiro: os tokens expiram 365 dias após a compra, sem crédito, reembolso ou qualquer acomodação. [2] Token não usado é dinheiro perdido, não saldo. Segundo: a cobrança é por período de 24 horas, contado da abertura ao fechamento do software. [3]

A conta dos dias

Toda decisão entre Flex e assinatura nomeada se resume a um número: quantos dias por ano aquele usuário abre aquele produto.

As análises disponíveis situam o ponto de equilíbrio numa faixa. Para produtos individuais, a diferença de custo entre Flex e uma licença nomeada fica em torno de 85 dias por ano: acima disso, a assinatura nomeada é a melhor opção. [3] Para a AEC Collection, que consome cerca de 15 tokens por dia, o equilíbrio foi calculado perto de 88 dias anuais. [4] Outra análise chega a números mais baixos para produtos específicos, apontando equilíbrio de 22 dias em alguns casos e de apenas 8 dias para o Civil 3D, o que tornaria a assinatura nomeada preferível até para uso ocasional. [5]

A divergência entre essas estimativas é justamente o ponto. O número certo depende do produto, do preço negociado da sua empresa e do padrão real de uso, e nenhuma dessas 3 variáveis vem numa tabela genérica. O que dá para afirmar com segurança é a forma da conta: usuário leve paga menos no Flex, usuário pesado paga menos no nomeado. [4]

Na prática, a maioria dos clientes corporativos adota híbrido: assinatura nomeada para os usuários diários, pool de Flex para os ocasionais. Estima-se que essa mistura reduza o custo total entre 10% e 30% em comparação com um cenário exclusivamente nomeado ou exclusivamente Flex. [4]

28%de desperdício médio de tokens em implantações de Flex não gerenciadas, segundo análise de mercado sobre o modelo. [5]

As armadilhas do Flex mal administrado

O Flex não é mais barato por natureza. Ele é mais barato sob condições, e algumas delas dependem de comportamento humano.

01
Produto aberto queima tokenA antiga licença de rede podia ser configurada para devolver a licença após um tempo de inatividade. O Flex não funciona assim. Se o usuário deixa o produto aberto ao sair, o consumo continua no fim de semana e nas férias. [3] Isso não se resolve com contrato: se resolve treinando a equipe a fechar o software, e verificando se isso acontece.
02
Cada produto cobra o seu próprio diaAbrir 2 produtos consome os tokens diários de cada um. [3] Um usuário que transita entre 3 ferramentas no mesmo dia pode custar mais em Flex do que a soma das assinaturas correspondentes.
03
Pool zerado para o trabalhoQuando o pool chega a zero, o lançamento dos produtos é suspenso. A reposição costuma levar até 24 horas pelo canal Autodesk. [4] Numa entrega de projeto, isso é uma parada operacional que ninguém programou.
04
Coleções não têm taxa própriaPara coleções, não existe uma taxa única de token: é preciso somar os tokens dos produtos efetivamente usados. [3] Isso torna a estimativa de custo mais difícil, e é onde as projeções costumam errar para baixo.
05
Produtos de nuvem ficam foraNem todo produto está disponível via Flex. Se os dados do projeto estão em ambiente de colaboração na nuvem, ainda será necessária a licença completa correspondente. [3] O Autodesk Construction Cloud, por exemplo, tem precificação própria por usuário e fica fora do modelo de tokens. [4]

O que amarra tudo: gestão, não contrato

Aqui está o ponto que a discussão sobre modalidade costuma esconder. Você não consegue escolher o modelo certo sem saber o uso real, e a maioria das construtoras não sabe.

4 informações precisam existir e ser mantidas:

  • ·Quem é responsável por cada licença. Não a área, a pessoa. Licença sem nome é licença que ninguém devolve. O portal da Autodesk oferece relatório de consumo de tokens por usuário e por produto, e planos superiores detalham por usuário. [3] O dado existe: falta alguém olhar.
  • ·Quantos dias por ano cada pessoa usa cada produto. É esse número que decide Flex ou nomeado, e ele muda ao longo do ano conforme a fase da obra.
  • ·Como a licença se movimenta. Projetista que sai, engenheiro que entra, equipe que muda de obra. Em operação com uso itinerante, alguém precisa reatribuir a licença, e isso tem que estar num processo, não na boa vontade.
  • ·Quem usa em campo e por quanto tempo. O uso itinerante, entre canteiros e escritórios, é onde o Flex brilha ou sangra, dependendo de quantos dias efetivos aquilo representa.

Existe também um aspecto de exposição que costuma ser subestimado. A Autodesk mantém um programa estruturado de conformidade, e o consumo em Flex é registrado no nível do token diário por usuário e produto, dado que serve de base probatória em qualquer revisão. [4] Situações como instalação sem consumo de token, uso por subcontratado fora do escopo do contrato, uso fora da região prevista ou versão antiga rodando sem assinatura ativa são exatamente o tipo de achado que aparece nessas revisões. [4] A recomendação prática é encaminhar dados de auditoria por compras, e não em conversa direta entre TI e fornecedor. [4]

Um roteiro de 90 dias

Sem trocar de contrato e sem projeto formal, dá para chegar a uma decisão informada em 1 trimestre.

01
Mês 1: levantar o consumo realPuxe o relatório de uso por usuário e por produto do portal. Monte uma tabela simples: pessoa, produto, dias de uso nos últimos 12 meses. Se o histórico não existir, comece a coletar agora, porque a decisão de renovação vai precisar dele.
02
Mês 2: classificar por perfil de usoSepare em 3 grupos: uso diário, uso frequente mas não diário, uso esporádico. O primeiro grupo é nomeado, sem discussão. O terceiro é candidato natural a Flex. O grupo do meio é onde a análise vale dinheiro, e onde a faixa de equilíbrio de dias precisa ser calculada com o seu preço, não com o preço de tabela.
03
Mês 3: corrigir comportamento e desenhar o mixAntes de mudar contrato, elimine o desperdício de comportamento: software fechado ao fim do dia, licença reatribuída quando alguém sai, produto não usado desinstalado. Só então desenhe a mistura entre nomeado e Flex, e dimensione o pool com margem, porque pool zerado para obra.

O custo da Autodesk numa construtora não vai virar barato. Mas a diferença entre uma operação que sabe quem usa o quê e uma que não sabe costuma ser grande o suficiente para justificar o trabalho de descobrir. E, ao contrário de negociação com fornecedor, esse é um ganho que depende só de você.

Como aplicar isso na sua empresa

01 Descubra quantas licenças estão atribuídas a pessoas que já mudaram de projeto ou saíram.
02 Identifique o uso itinerante: quem precisa da licença por semanas, não pelo ano inteiro.
03 Antes de comprar mais uma, verifique a taxa de uso das que você já paga.

Escrito pela equipe do HIRIS. No SiPark, a licença itinerante tem responsável e histórico de movimentação.

Referências

  1. [1]Sobre o impacto da migração de licenças de rede para usuário nomeado no usuário ocasional, e sobre o funcionamento do pool de tokens: OpenLM
  2. [2]Taxas diárias oficiais de tokens por produto e regra de expiração em 365 dias sem reembolso: Autodesk, Flex rate sheet
  3. [3]Sobre a ausência de devolução por inatividade, consumo por produto, coleções sem taxa própria, produtos de nuvem fora do Flex e relatórios de token: Darren J. Young
  4. [4]Sobre o equilíbrio próximo a 88 dias na AEC Collection, o modelo híbrido, a suspensão com pool zerado e o programa de conformidade da Autodesk: Redress Compliance
  5. [5]Sobre desperdício médio de tokens em implantações não gerenciadas e pontos de equilíbrio por produto: Autodesk Audits
  6. [6]Documentação oficial do Flex, com exemplos de combinação entre assinatura e tokens: Autodesk
  7. [7]Perguntas frequentes sobre gestão de conta Flex e relatório de consumo por usuário: IMAGINiT

Marcas de terceiros citadas neste texto pertencem aos respectivos titulares. A menção é de caráter informativo e não implica parceria, patrocínio ou vínculo.

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