9 práticas para gastar menos com tecnologia | Blog HIRIS
Pular para o texto
HIRIS Todos os artigos
Custos de TI / 9 min de leitura /

9 práticas para gastar menos com tecnologia

Nenhuma delas exige trocar de fornecedor. Todas exigem saber o que a empresa tem, quem usa e com que frequência.

Redução de custo em TI quase sempre chega como meta de percentual: corte 15%. E quase sempre é executada da forma mais destrutiva possível, cancelando o que é visível e barato em vez do que é invisível e caro.

Existe um caminho melhor, e ele começa por uma constatação incômoda: a maior parte do desperdício em tecnologia não está no que a empresa contratou errado. Está no que ela contratou certo e parou de usar.

38%do gasto corporativo com software é desperdiçado, em média, em licenças não usadas ou raramente usadas. Em grandes empresas, isso representa cerca de 7,4 milhões de dólares por ano drenados em assinaturas subutilizadas. [1]

As 9 práticas

Estão em ordem de retorno sobre esforço. As 3 primeiras costumam pagar o trabalho das outras 6.

01
Inventário com uso real, não com contagem de licençasQuase toda empresa sabe quantas licenças comprou. Poucas sabem quantas estão sendo usadas nesta semana. São perguntas diferentes, e a segunda é a que importa. A distinção crítica: conta ativa não é uso. [2] Uma pessoa pode fazer login todo dia e não abrir a ferramenta pela qual a empresa paga 300 reais por mês.
02
Amarre desligamento a devolução de licençaA prática mais barata e a mais esquecida. Incorpore a verificação de licenças ao processo padrão de saída, sempre vinculando o desprovisionamento ao desligamento ou à mudança de função. [3] Sem isso, a empresa carrega assinaturas de gente que saiu há 2 anos, e o custo cresce mês a mês sem nenhuma decisão ter sido tomada.
03
Procure ferramentas sobrepostas3 produtos para armazenar arquivo, 2 para gerenciar tarefa, 2 para videoconferência. A sobreposição raramente vem de má decisão: vem de decisões locais tomadas em momentos diferentes. Detectar licenças duplicadas e assinaturas redundantes é uma das frentes mais rápidas de economia. [4]
04
Reveja o nível de licença por perfil, não por empresaEste é o item de maior valor e o mais delicado. A pergunta fácil é se a conta está ativa. A pergunta cara é se aquele usuário precisa do plano que recebeu. [2] Nem todo mundo precisa da versão completa. Cuidado, porém: rebaixar um plano só porque o aplicativo principal está inativo pode desligar silenciosamente uma política de segurança ou conformidade associada àquele nível. [5] Rebaixe com evidência, não por planilha.
05
Trate renovação como decisão, não como automatismoSe a renovação chega e a empresa apenas assina, a base de negociação passa a ser o desperdício acumulado, e você entra na conversa tendo que retirar da proposta o que poderia ter removido antes. [2] Coloque no calendário uma revisão 30 ou 60 dias antes de cada renovação relevante.
06
Escolha a modalidade pelo padrão de usoContrato anual normalmente é mais barato por assento; contrato mensal custa mais e permite reduzir quantidade. Para o núcleo estável da empresa, anual faz sentido. Para equipe de projeto, sazonal ou terceirizada, a flexibilidade mensal costuma sair mais barata mesmo com o prêmio no preço. Misturar as 2 modalidades no mesmo contrato é o padrão em operações grandes.
07
Registre o responsável por cada contratoSoftware sem dono é software que renova para sempre. O dono não é a TI: é a área que usa e cujo orçamento sente. Sem esse nome, ninguém cancela nada, porque cancelar tem risco e manter não tem custo aparente.
08
Elimine a compra fora do processoAssinatura contratada com cartão corporativo de área, ferramenta gratuita que virou paga, plano individual que virou de equipe. É a forma mais comum de crescimento invisível de custo, e ela também cria exposição de dado, porque ninguém avaliou onde a informação da empresa foi parar.
09
Meça e mostre o resultado por trimestreDesperdício em software se reacumula. Cada trimestre sem revisão é mais desperdício composto. [6] Uma rotina trimestral simples, quanto foi identificado e quanto foi eliminado, transforma uma ação pontual em prática, e é o que impede a volta ao ponto de partida.

O que não fazer

2 armadilhas comuns em programas de redução de custo de TI.

A primeira é cortar por percentual igual em todas as áreas. Parece justo e é ineficiente: pune quem já estava enxuto e premia quem tinha gordura. Corte sobre desperdício identificado, não sobre orçamento distribuído.

A segunda é confundir custo com investimento. Cancelar a ferramenta que sustenta um processo crítico para economizar 10 mil reais e gastar 50 mil em retrabalho é um resultado que aparece no ano seguinte, num centro de custo diferente, sem ninguém ligar as 2 coisas.

Como começar na segunda-feira

Não precisa de projeto nem de ferramenta nova para o primeiro passo. Precisa de uma planilha e 3 colunas: o que pagamos, quantos assentos, quantos usados nos últimos 30 dias.

A terceira coluna é a difícil, e a dificuldade em preenchê-la já é o diagnóstico. Se a empresa não consegue dizer quem usou o quê no último mês, ela não tem como saber se está gastando bem, e nenhuma negociação de contrato vai resolver isso.

Comece pelos 5 maiores contratos. Em quase todos os casos, eles concentram a maior parte do gasto, e é onde 1% de correção vale mais do que cancelar 10 ferramentas pequenas.

Como aplicar isso na sua empresa

01 Cruze a lista de licenças pagas com a de pessoas ativas. A diferença é dinheiro no chão.
02 Marque as datas de renovação num só lugar. Renovação esquecida é renovação automática no preço cheio.
03 Defina um responsável por ativo. Sem nome, o equipamento é de ninguém e o custo é de todos.

Escrito pela equipe do HIRIS. No SiPark, cada ativo e cada licença têm responsável e ciclo de vida.

Referências

  1. [1]Sobre a média de 38% de desperdício no gasto com software corporativo e o impacto anual estimado em grandes empresas: Logically
  2. [2]Sobre a diferença entre atividade de login e uso real, e sobre entrar na renovação com desperdício embutido: Qhub
  3. [3]Sobre vincular verificação de licenças ao processo de desligamento e mudança de função: Syskit
  4. [4]Sobre detecção de licenças duplicadas, add-ons não usados e assinaturas redundantes: MAF InfoCom
  5. [5]Sobre o risco de rebaixar planos com base apenas em inatividade de aplicativos, desligando políticas de conformidade: Gitbit
  6. [6]Sobre a natureza recorrente do desperdício e a necessidade de revisão periódica: Peregrine Sight

Marcas de terceiros citadas neste texto pertencem aos respectivos titulares. A menção é de caráter informativo e não implica parceria, patrocínio ou vínculo.

← Todos os artigos Próximo: Gastando mais com Microsoft →