Você pode estar gastando mais do que precisa com Microsoft

Poucas contas de tecnologia crescem tão silenciosamente quanto a da Microsoft. Ela cresce por adição: entrou gente, criou-se conta. E quase nunca decresce, porque saiu gente e ninguém desfez.

O resultado é previsível e mensurável. Análise da CoreView, baseada em milhões de usuários, apontou que mais de 56% das licenças do Office 365 nas empresas não são plenamente aproveitadas, ficando inativas, não atribuídas ou subutilizadas. [1]

Este texto não é sobre negociar desconto. É sobre saber o que você tem antes de renovar.

3 perguntas que não são a mesma

A confusão que cria a maior parte do desperdício está aqui. As empresas fazem uma pergunta e acham que responderam 3.

Uma auditoria com metodologia pública isolou 3 vetores binários e verificáveis de desperdício: identidades licenciadas mas desabilitadas, ou seja, contas bloqueadas para login que mantêm licença ativa; assentos não atribuídos; e dormência real. [3] Esses 3 você consegue medir sem ferramenta paga, com os relatórios nativos do portal de administração.

Categorias de licença: pagar pelo que a função exige

O erro mais caro do licenciamento Microsoft é tratar a empresa como um perfil único. Na prática, existem populações muito diferentes.

• ·Quem vive no computador. Analista, controller, engenheiro de orçamento, administrativo. Usa aplicativo instalado, arquivo grande, colaboração intensa. Aqui o plano completo se justifica.
• ·Quem usa pouco e sempre igual. Encarregado, almoxarife, apontador, motorista. Precisa de e-mail, comunicação e talvez uma tela de sistema. Frequentemente está num plano desenhado para o perfil anterior.
• ·Quem entra e sai. Terceirizado, estagiário, equipe de projeto, obra que vai encerrar. Este grupo é o que mais fura o controle, porque a entrada é urgente e a saída não é comunicada.
• ·Quem precisa de segurança avançada. Diretoria, financeiro, TI, jurídico. Aqui o plano superior costuma se justificar, não pelos aplicativos, mas pelos controles.

Sobre esse último ponto existe uma armadilha documentada. Migrar usuários de um plano superior para um plano intermediário somado a um pacote de segurança específico pode manter a postura de proteção e reduzir custo por usuário. [3] Mas rebaixar plano com base apenas em inatividade dos aplicativos principais é arriscado: pode desligar silenciosamente uma política de prevenção de perda de dados, uma classificação de informação ou uma regra de acesso condicional associada àquele nível. [3] A regra prática é simples: rebaixe por perfil e por evidência de configuração, nunca em lote automático.

Mensal ou anual

A escolha de modalidade é onde a empresa decide, sem sempre perceber, quanto de flexibilidade ela está comprando.

O compromisso anual normalmente reduz o preço por assento e fixa a quantidade pelo período. Se o quadro encolher no meio do ciclo, você continua pagando. O mensal custa mais por assento e permite ajustar para baixo.

A leitura útil é dividir o quadro em 2 partes. O núcleo estável da empresa, aquele que existirá daqui a 12 meses, vai para o anual, pelo preço melhor. A borda variável, projeto, obra, sazonal, terceiro, vai para o mensal, pela capacidade de reduzir. Pagar o prêmio do mensal em 20% do quadro costuma custar menos do que carregar 20% de assento anual ocioso por 6 meses.

E existe um erro comum de calendário: contratar tudo com a mesma data de renovação. Isso concentra toda a negociação em um único momento do ano, geralmente com pouco tempo de preparo. Escalonar renovações dá margem para revisar com calma.

A rotina que sustenta

Uma limpeza pontual reduz a conta uma vez. O desperdício volta, porque a causa é o fluxo de entrada e saída de pessoas, que não para.

Otimização de licenciamento não é uma purga única de contas inativas: é uma abordagem contínua que revisa e ajusta planos conforme a necessidade real dos usuários, os requisitos de projeto e os limites de conformidade. [4] 3 hábitos bastam para manter o resultado.

Onde começar

2 horas no portal de administração respondem quase tudo. Puxe 3 listas: licenças compradas contra atribuídas, contas desabilitadas que ainda têm licença e usuários sem atividade nos últimos 30 ou 60 dias.

A soma dessas 3 listas, multiplicada pelo preço unitário, é o número que você levará para a próxima conversa de orçamento. Não é uma estimativa de consultoria: é o seu próprio dado. E ele costuma ser grande o suficiente para pagar o esforço de organizar o resto.

Referências

1. [1]Análise da CoreView sobre licenças Office 365 não plenamente aproveitadas, citada em guia de otimização de licenciamento: Logically
2. [2]Sobre a diferença entre atividade de login e uso real, e sobre negociar renovação com desperdício embutido: Qhub
3. [3]Metodologia de auditoria com vetores de desperdício, e o risco de rebaixar planos com base apenas em inatividade: Gitbit
4. [4]Sobre otimização como prática contínua e sobre vincular desprovisionamento a desligamento, checando retenção legal: Syskit
5. [5]Relatório de otimização de licenças Office 365 e erros comuns de atribuição: CoreView

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