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Suprimentos e governança / 11 min de leitura /

Aprovar não é autorizar. É validar política e processo.

A cultura de gestão de uma empresa aparece no momento em que alguém clica em aprovar. 10 pontos que deveriam ser olhados antes de cada aprovação de suprimentos, e o que o ERP já entrega para sustentar essa análise.

Existe um momento na vida de uma empresa em que a cultura de gestão fica visível, e ele dura poucos segundos. É quando alguém olha para uma solicitação de compra e decide.

Se nesse instante a pessoa olha o valor, confere se está dentro do que ela pode assinar e clica, ela autorizou. Se ela olha o valor, o orçamento, o histórico do insumo, a cotação e o fornecedor, ela aprovou. As 2 ações produzem o mesmo registro no sistema e significam coisas completamente diferentes.

A maioria das empresas acredita ter a segunda e opera com a primeira.

Por que suprimentos é onde a cultura se forma

Compras é o processo que atravessa mais áreas numa empresa que constrói: nasce no canteiro, passa por engenharia, orçamento, suprimentos, financeiro e fiscal. É também onde circula dinheiro com fornecedores externos, e por isso é um ponto historicamente crítico para irregularidades. A própria Lei 12.846 de 2013, a Lei Anticorrupção, empurrou empresas brasileiras a estruturar programas de conformidade justamente aí. [1]

Mas o motivo mais importante é outro, e é cultural. O time aprende o que a empresa realmente valoriza pelo que passa e pelo que é barrado. Se um pedido sem cotação passa, a mensagem foi dada: cotação é recomendação. Se um pedido acima do orçamento passa sem justificativa registrada, o orçamento virou referência. Nenhum comunicado interno desfaz o que uma aprovação ensina.

É por isso que aprovação de suprimentos não é tarefa administrativa. É o mecanismo pelo qual política escrita se converte, ou não, em prática.

Os 10 pontos

A lista abaixo não é um formulário para preencher em cada pedido. É o conjunto de perguntas que uma aprovação madura responde, e a maior parte delas o sistema deveria responder sozinho, antes de o aprovador abrir a tela.

01
A necessidade é real e vem de onde deveria virQuem pediu tem a atribuição de pedir aquilo? A demanda nasceu do planejamento da obra ou de uma urgência criada por falta de planejamento? Boas práticas de suprimentos apontam a desconexão entre o plano de compras e o cronograma físico como um dos problemas mais recorrentes em construtoras: material que chega antes imobiliza capital, material que chega depois para a equipe. [2]
02
Existe orçamento, e a quantidade já apropriada é conhecidaAqui está o ponto mais negligenciado. Não basta saber se há verba na rubrica: é preciso saber quanto daquele insumo já foi apropriado antes. O Sienge, por exemplo, disponibiliza um relatório de aprovação de solicitações que apresenta a quantidade apropriada, a quantidade orçada e a quantidade total já apropriada do insumo, em um único documento, justamente para reduzir retrabalho na hora de aprovar. [3] Quem aprova sem esse número está comparando o pedido com o orçamento, não com o saldo.
03
A alçada é a correta, e não a convenienteDefinir níveis de autorização por faixa de valor reduz o risco de compras não controladas. [4] O erro comum não é a ausência da regra, é o desvio: o pedido fatiado em 3 para caber na alçada de quem está disponível. Se o sistema não detecta fracionamento, a alçada é decorativa.
04
O processo de cotação aconteceu, e está registradoQuantos fornecedores foram consultados? A comparação está no sistema ou na caixa de e-mail de alguém? A transparência em compras depende de todas as atividades documentadas em uma única ferramenta, e não em registros dispersos. [1] Cotação que só existe na memória do comprador não é cotação, é escolha.
05
A condição comercial faz sentido no conjuntoPreço unitário é apenas uma variável. Prazo de pagamento, frete, condição de reajuste e escalonamento de entrega mudam o custo real. Um preço melhor com prazo pior pode custar mais caro para o fluxo de caixa da obra.
06
O fornecedor está apto, hojeDocumentação em dia, situação fiscal regular, histórico de entrega conhecido. Avaliar fornecedores periodicamente, com indicadores de desempenho, é o que mantém a base saudável em vez de acumular cadastros que ninguém revisa. [4] Um fornecedor aprovado há 2 anos não é um fornecedor apto hoje.
07
O prazo bate com o cronograma da obraA pergunta não é se o fornecedor entrega rápido, é se ele entrega quando a obra precisa. Isso exige que quem aprova enxergue a data da necessidade, não apenas a data do pedido.
08
Existe quem receba e confiraConferência obrigatória na entrega, comparando nota fiscal, ordem de compra e material recebido, evita devolução e desperdício. [4] Aprovar uma compra que chegará num canteiro sem almoxarife para conferir é transferir o problema para a frente.
09
A exceção está justificada por escritoToda empresa aprova exceções, e isso é legítimo. O que separa gestão de improviso é o registro: qual regra foi excepcionada, por quem, com base em qual argumento. Exceção sem justificativa registrada não é exceção. É a nova regra, ainda que ninguém tenha decidido isso.
10
O rastro sobrevive a uma auditoria e à saída de quem aprovouPadronizar requisições, ordens de compra, notas e relatórios garante rastreabilidade e facilita auditoria. [4] O teste é simples: se o aprovador sair da empresa amanhã, alguém consegue reconstituir por que aquele pedido foi aprovado? Se a resposta depende de perguntar a ele, não havia rastro.

O que o sistema deveria fazer antes de você

9 dos 10 pontos acima são verificáveis por dado, não por julgamento. Isso muda a natureza do trabalho de aprovar.

O papel do sistema não é lembrar o aprovador de checar 10 coisas. É chegar com as 10 respostas prontas, sinalizando as 2 que estão fora do padrão, para que o julgamento humano se concentre onde é realmente necessário. Quando o ERP entrega orçado contra apropriado na mesma tela da decisão, ele não está economizando cliques: está tornando possível uma análise que, na prática, ninguém faria manualmente numa fila de 30 pedidos.

O inverso também é verdadeiro, e é o risco maior. Um fluxo de aprovação sem informação embutida não produz controle, produz teatro de controle: o registro existe, a assinatura existe, e nada foi verificado. Do ponto de vista de auditoria, essa é a pior das 3 situações possíveis, pior do que não ter fluxo, porque cria a documentação de uma diligência que não ocorreu.

Como a cultura muda

Ninguém muda cultura de compras com treinamento. Muda com 3 coisas repetidas por tempo suficiente para virar expectativa.

  • ·Consequência visível para o desvio. O pedido sem cotação volta. Não com bronca, com devolução. Uma vez, 10 vezes, até deixar de aparecer.
  • ·Informação disponível para quem decide. Não se pode exigir análise de quem recebe apenas valor e descrição. Cobrar critério sem dar dado é cobrar adivinhação.
  • ·O mesmo padrão valendo para cima. Se a diretoria excepciona sem justificar, o processo está encerrado como instrumento cultural. A aprovação de quem manda é a que mais ensina.

E vale medir. Lead time de compra, taxa de devolução, frequência de exceções por área, percentual de pedidos aprovados fora do orçamento. Indicadores extraídos do sistema, não montados à mão. [5] Quando esses números existem e são olhados, a conversa sobre aprovação sai do campo da opinião.

No fim, aprovar bem custa mais tempo por pedido e menos tempo por ano. A empresa que aprova rápido e sem olhar paga a diferença depois, em retrabalho, devolução, estoque parado e discussão sobre número errado. Só não paga na hora em que a decisão foi tomada, e é por isso que a conta demora tanto para aparecer.

Como aplicar isso na sua empresa

01 Escolha 10 pedidos aprovados no mês passado e confira quantos dos 10 pontos estavam visíveis no momento da decisão.
02 Defina alçadas por valor e por obra, não por cargo. Cargo muda; a responsabilidade sobre o custo, não.
03 Publique o percentual de pedidos aprovados fora do orçamento. O número corrige a cultura mais rápido que qualquer treinamento.

Escrito pela equipe do HIRIS. No SiApprove, a aprovação chega ao celular com contexto e alçada.

Referências

  1. [1]Sobre compliance em compras na construção civil, centralização e documentação em ferramenta única, e o contexto da Lei 12.846/2013: Blog Sienge
  2. [2]Sobre o desalinhamento entre plano de compras e cronograma físico da obra: Blog Sienge
  3. [3]Relatório de aprovação de solicitações de compras com quantidade orçada e quantidade total apropriada por item: Central de Ajuda Sienge
  4. [4]Boas práticas de suprimentos: padronização de documentos, aprovação por faixas de valor, conferência na entrega e avaliação periódica de fornecedores: Blog Sienge
  5. [5]Sobre extrair indicadores de suprimentos do próprio sistema para garantir confiabilidade: Blog Sienge

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